از صفحهگستردهها به هوش تجاری
تیم متابیس
اگر به کار کردن منحصراً در جهان Excel، Google Sheets، یا Libreoffice Calc عادت دارید، ممکن است تعجب کنید که هدف یک پلتفرم هوش تجاری چیست.
صفحهگستردهها به دلایلی همه جا هستند — آنها آشنا و کارآمد هستند — و حتی در پیشرفتهترین محیطهای داده نیز هدفی را خدمت میکنند. تحلیلگران داده با هر ابزار BI در اختیار خود هنوز معمولاً به طور منظم از Excel استفاده میکنند. با این حال، پذیرش یک پلتفرم BI میتواند در درازمدت مزیت بزرگی باشد. نیازهای داده شما احتمالاً همراه با سازمان شما رشد میکند، و ویژگیهایی که یک ابزار BI میتواند به سازمان شما کمک کند تا سطح را بالا ببرد.
صفحهگستردهها چه کاری خوب انجام میدهند
مهم است که هر بار که یک ابزار جدید درخشان ظاهر میشود فوراً کشتی را ترک نکنید. پلتفرمهای BI برخی ویژگیهای بسیار جالب ارائه میدهند و میتوانند بسیار مفید باشند، اما اگر نیازهای داده سازمان شما توسط یک برنامه صفحهگسترده مانند Excel یا Google Sheets برآورده میشود، خوب است اگر نمیخواهید آن را به هم بزنید.
صفحهگستردهها یک ابزار قدرتمند هستند، و همه میدانند که یک جدول چگونه کار میکند، درست است؟ اگر سازمان شما در سمت کوچکتر است، حجم عظیمی از داده برای پردازش ندارد، و از پردازش دستی آن داده خوشحال است، با صفحهگستردهها بمانید. متقاعد کردن تیم شما برای پذیرش یک پلتفرم جدید با ویژگیهایی که حتی مفید نمییابند فقط یک تمرین در ناامیدی خواهد بود.
برنامههای صفحهگسترده برای زمانی که میخواهید یک فرمول سریع در حال حرکت اجرا کنید یا مقادیر یک سلول را تغییر دهید تا ببینید بقیه دادههای شما چگونه ممکن است بر این اساس تغییر کند عالی هستند. پیشبینیها و تحلیلهای چه میشود اگر میتواند به زیبایی در Excel اجرا شود، به همین دلیل است که احتمالاً میخواهید آن را برای برخی استفادهها نگه دارید حتی اگر یک پلتفرم BI را به ترکیب بیاورید.
محدودیتهای صفحهگستردهها
برای همه چیزهایی که خوب انجام میدهند، صفحهگستردهها محدودیت دارند — برخی از آنها که احتمالاً با آنها مواجه شدهاید. برای شروع، آنها با مدیریت مقادیر زیادی از داده دست و پنجه نرم میکنند. صفحهگستردهها میتوانند با معرفی چندین منبع داده و با رشد نیازهای داده شما دست و پا گیر شوند. اندازه فایل workbook شما میتواند غیرقابل کنترل شود، گاهی اوقات تا حد غیرقابل استفاده.
در حالی که همگامسازی مبتنی بر ابر همکاری روی صفحهگستردهها را آسانتر کرده است، Excel هنوز در هسته خود نرمافزاری است که برای یک نفر برای ویرایش یک صفحهگسترده در رایانه خود طراحی شده است. این کمتر از گذشته مشکل است، اما اطمینان از اینکه داده بهروز نگه داشته میشود هنوز میتواند به عهده هر کسی که آخرین نسخه workbook را دارد باشد، که منجر به اشتباهات و سردرگمی برای همه درگیر میشود. نگه داشتن آن داده بهروز میتواند خودش یک دردسر باشد — کپی و چسباندن زیاد، ویرایشهای دستی، و فضای خطا.
همانطور که سازمان شما رشد میکند و مقدار دادهای که مدیریت میکنید همراه با آن رشد میکند، ممکن است شروع به احساس کنید که با صفحهگستردهها به سقف برخورد میکنید. اگر هر یک از این نشانهها را در سازمان خود متوجه شدهاید، ممکن است زمان آن باشد که بررسی کنید که یک ابزار BI چگونه میتواند کمک کند:
- همه کار داده به عهده تحلیلگر(ان) شما میافتد. اگر مشتریان در سازمان شما نمیتوانند به معنادار داده صفحهگسترده را خودشان تفسیر کنند، بدون توجه به سطح مهارت آنها، شما بینشهای ارزشمند زیادی را از دست میدهید.
- از کار با اطلاعات منسوخ یا تولید دستی گزارش خسته شدهاید. اگر به یک اسکرینشات از یک صفحهگسترده که هر دوشنبه صبح به کل تیم ایمیل میشود عادت دارید، میدانید که تا پنجشنبه همان اعداد ممکن است به اندازه کافی مفید نباشند.
- قالببندی پیچیده و داشبوردهای ایستا شما را کند میکنند. با نرمافزار صفحهگسترده، آسان است که زمان زیادی را صرف قالببندی نمودارها کنید. حتی اگر داشبوردهای پیچیدهای در Excel ساختهاید، همکاران شما نمیتوانند بیشتر از نگاه کردن به آنها کاری انجام دهند. اگر میخواهند درباره یک فیلد خاص بیشتر بدانند یا داده را بر اساس یک متریک مختلف مشاهده کنند چه میشود؟
- برخی داده برای همه نیست، و محافظت با رمز عبور از یک صفحهگسترده کافی نیست. بسته به بخش آنها، مشتریان در سازمان شما به دادههای مختلف دسترسی دارند، و هرگز نمیخواهید در موقعیت ارسال یک صفحهگسترده حاوی اطلاعات حساس به همه باشید.
یک پلتفرم BI چه کاری میتواند انجام دهد که صفحهگستردهها نمیتوانند؟
ویژگیهای پلتفرمهای هوش تجاری متفاوت است، اما مناطق خاصی وجود دارد که ابزارهای BI بهتر از استفاده انحصاری از یک برنامه صفحهگسترده به شما خدمت میکنند.
تحلیلهای خودخدمت
حتی اگر همه در سازمان شما میدانند چگونه یک جدول در یک صفحهگسترده را بخوانند و شاید حتی برخی توابع پایه را انجام دهند، مهارت پیشرفته صفحهگسترده یک مهارت نادر است و برای همه نیست. برخی ابزارهای BI ساخته شدهاند تا همه را تشویق کنند که یک تلاش در تحلیل داده و پرسیدن سوالات انجام دهند، بدون توجه به سطح فنی یا جادوی صفحهگسترده آنها.
اگر یک پلتفرم BI پیادهسازی میکنید و میخواهید تحلیلهای خودخدمت را تشویق کنید، یک مکان خوب برای شروع آمادهسازی مدل داده خود به روشی است که برای مشتریان در سازمان شما آشنا است. یعنی، مشتریان را با نماهایی از دادههای خود که شبیه جداول صفحهگسترده هستند ارائه دهید. مشتریان بیشتر احتمال دارد که با استفاده از یک ابزار BI بمانند اگر بدانند چگونه بینشهای مورد نیاز خود را از آن دریافت کنند، و نماهای جدولی یک مکان خوب برای شروع هستند. از آنجا، میتوانند شروع به کاوش ویژگیهای دیگر کنند، مانند استفاده از پلتفرم BI خود به عنوان یک ابزار جستجوی داخلی یا مقایسه داده در دورههای زمانی.
گزارشدهی و استانداردسازی
اگر به ارسال یا دریافت یک ایمیل با یک صفحهگسترده پیوست شده هر دوشنبه صبح که شامل ارقام هفته گذشته است عادت دارید، ممکن است زمان معرفی یک ابزار BI باشد که میتواند مطمئن شود که همیشه به جدیدترین اطلاعات موجود دسترسی دارید و گزارش میدهید.
توابع Excel معمولاً به صورت دستی اجرا میشوند، که میتواند چیزها را کند کند و فرصت زیادی برای اشتباهات ایجاد کند. علاوه بر همیشه کشیدن از جدیدترین منابع داده، ابزارهای BI به شما امکان میدهند کارهایی مانند تولید گزارشهای منظم یا ارسال هشدارها در فواصل خاص را برنامهریزی و خودکار کنید. میتوانید سوالات سفارشی و داشبوردهای تعاملی ایجاد کنید که تیم شما همه میتوانند به یکباره به آن دسترسی داشته باشند، به این معنی که هیچ کس هرگز نگران نیست که روی نسخه متفاوتی از شخص دیگری کار میکند. و اگر آن داشبوردها و سوالات مفید هستند، میتوانید آنها را ذخیره کنید تا هفته آینده دوباره مرجع کنید. این سطح از استانداردسازی گردش کار میتواند به تیم شما کمک کند تا کارآمدتر کار کند و بینش به دادههایی که دارید به دست آورد.
تجسمهای انعطافپذیر و تعاملی
مطمئناً، میتوانید نمودارها را در Excel تولید کنید، اما تجسمهای تولید شده از طریق یک پلتفرم BI معمولاً بسیار پویاتر هستند و نیاز به قالببندی کاربر کمتری دارند. یک مزیت برای یک ابزار BI مانند Metabase این است که پیشبینی میکند کدام نمودارها بهترین با دادههایی که دارید سازگار هستند. اگر فیلدهای شما مبتنی بر مکان هستند، مانند عرض و طول جغرافیایی، Metabase میداند که یک نقشه جغرافیایی منعکس کننده آن تولید کند. پس از داشتن آن نمودارها، ابزارهای BI به شما و تیم شما امکان میدهند به روشهای مختلف با آنها تعامل کنید، تا بتوانید کارهایی مانند حفاری روی یک نمودار برای یادگیری بیشتر درباره یک محدوده یا مقدار خاص انجام دهید.
امن شوید با مجوزها
توانایی اعطای مجوزهای خاص به پایگاههای داده و جداول مختلف یک جاذبه بزرگ برای بسیاری از سازمانهایی است که یک پلتفرم BI را به گردش کار تحلیل داده خود اضافه میکنند. در حالی که همیشه میتوانید یک صفحه Excel را با رمز عبور محافظت کنید، این از امنیت فولپروف فاصله دارد. اگر نیاز به امن کردن جداول خاص از مشاهده دارید، فقط دسترسی نوشتن را به بخشهای خاص در سازمان خود اعطا کنید، یا محدود کنید که مشتریان چه سوالاتی میتوانند از دادههای شما بپرسند، یک ابزار BI راهی است که باید بروید.
یک داشبورد فروش بسازید که تیم شما واقعاً استفاده کند. ۱۰ متریک کلیدی، نکات و یک مثال زنده در متابیس را ببینید.
تحلیلهای جاسازیشده به معنای دادن دسترسی به کاربران شما به نمودارها، متریکها و گزارشها مستقیماً در داخل محصول شما است، تا بتوانند دادههای خود را کاوش کنند و بر اساس آن عمل کنند بدون اینکه نیاز به ترک برنامه شما داشته باشند یا برای پاسخ به شخص دیگری تکیه کنند.